power point
1.1. Introducción
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft
Office para crear presentaciones. Las
presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que
permiten comunicar información e ideas de
forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar
un determinado tema.
La exposición de los resultados de una investigación.
Como apoyo visual en una reunión empresarial o
conferencia.
Presentar un nuevo producto.
Y muchos más...
En definitiva siempre que se quiera exponer información de
forma visual y agradable para captar
la atención del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil
y rápida pero con gran calidad ya
que incorpora gran cantidad de herramientas que nos
permiten personalizar hasta el último
detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de
los párrafos, insertar gráficos, dibujos,
imágenes... También es posible insertar efectos animados,
películas y sonidos. Podremos revisar la
ortografía de los textos e incluso insertar notas para que
el locutor pueda tener unas pequeñas
aclaraciones para su exposición.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y
conoceremos el entorno y
funcionamiento básico. Al final de este tema ya estarás en
disposición de empezar a crear
presentaciones.
1.2. Iniciar y cerrar
PowerPoint
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.
1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la
esquina inferior izquierda de la pantalla. Al
hacer clic en Inicio se despliega un menú. Su aspecto
puede ser ligeramente distinto en función de
la versión de Windows que utilicemos, pero lo normal es
que encontremos el programa dentro del
apartado Todos los programas. Localiza y abre la carpeta
Microsoft Office y haz clic en Microsoft
PowerPoint.
2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo
doble clic sobre él.
Ten presente que no todos los equipos disponen de este
icono de forma predeterminada. Si
quieres crearlo haz clic con el botón derecho del ratón
sobre la opciónMicrosoft PowerPoint del
menú inicio. Luego selecciona Enviar a > Escritorio
(crear acceso directo).
Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo.
Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de
las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra
situado en la parte superior
derecha de la ventana de PowerPoint.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4,
con esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en
la presentación, un mensaje nos
preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir
y seleccionar la opción adecuada para
que el programa prosiga con el cierre.
1.3. Elementos de la pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la
que a continuación te mostramos. Ahora
conoceremos los nombres de los diferentes elementos de
esta pantalla y así será más fácil
entender el resto del curso.
La ventana se puede personalizar para cambiar las
herramientas y botones que hay disponibles, de
modo que debes tomar las imágenes del curso como un
recurso orientativo, que puede no ser
idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es
importante que te vayas familiarizando
con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las
explicaciones, ya que se suelen utilizar
estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada
elemento.
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos
y creamos las diapositivas que formarán
la presentación. Una diapositiva no es más que una de las
muchas pantallas que forman parte de
una presentación, es como una página de un libro.
2. El área de esquema muestra los títulos de las
diapositivas que vamos creando con su número e
incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si
seleccionamos su
pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el área de
esquema aparecerá
inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo
central para poder modificarla.
3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene,
normalmente, las
opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son
Guardar, Deshacer (para deshacer la
última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la
acción que hemos deshecho). Es importante
que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más
frecuentemente cuando trabajamos,
pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro
trabajo.
Si quieres personalizar los botones que aparecen en la
barra de acceso rápido, también lo podrás
hacer.
4. La barra de título contiene el nombre del documento
abierto que se está visualizando, además
del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha
los botones minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las
ventanas del entorno Windows.
5. La cinta de opciones es el elemento más importante de
todos, ya que se trata de una franja que
contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar
acciones en PowerPoint. Se
organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La
veremos en detalle más adelante.
6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el
punto de vista, para apreciar en mayor
detalle o ver una vista general de las diapositivas que se
encuentran en el área de trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que
normalmente de entrada será el tamaño
real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom
deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o
+ que hay justo al lado, arrastrándolo.
7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de
Vista en la cual queremos
encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener
una vista general de todas las
diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la
presentación para ver cómo queda, etc.
8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones
de apoyo para realizar la presentación.
Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo
indicamos podemos hacer que aparezcan
cuando imprimamos la presentación en papel.
9. La barra de estado muestra información del estado del
documento, como el número de
diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está
redactando.
1.4. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de
PowerPoint, porque contiene todas
las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más
detalle.
Las herramientas están organizadas de forma lógica en
fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez están divididas en grupos.
Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más utilizada,
Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo
y Edición.
De esta forma, si queremos hacer referencia durante el
curso a la opción Pegar, la nombraremos
como Inicio >Portapapeles > Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic
en su correspondiente nombre de
pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen
de un pequeño botón en su esquina
inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de
diálogo con más opciones relacionadas con
el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor
está situado en el botón que abre el
panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el
cuadro de diálogo Fuente, y así
consecutivamente.
Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene
un comportamiento "inteligente",
que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente
cuando son útiles, de forma que el
usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de
opciones. Por ejemplo, la
ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada,
únicamente se mostrará durante la
edición de la diapositiva.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de
trabajar, pero si en algún momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma
manual, podremos hacerlo desde el
menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.
PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa,
pudiendo controlarlo por
completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por
teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad
del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se
muestran con números semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar
la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la
barra se ocultará, para disponer de más
espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en
el momento en el que vuelvas a hacer
clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u
ocultar las cintas desde el botón con forma
de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior o
con la combinación de teclas
CTRL+F1
1.5. La pestaña Archivo se encuentra destacada en color
naranja, ¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene
herramientas para la modificación y
tratamiento del contenido del documento, sino más bien
opciones referentes a la aplicación y al
archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre
el documento con un panel de opciones,
es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista
Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de
fichas, por eso la vamos a comentar a parte.
Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha
como las que hemos visto, con
agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical.
Esta pestaña equivalía al botón Office en
la versión PowerPoint 2007, y en versiones anteriores era
el menú Archivo. Es decir, en
PowerPoint 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un
diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar
y Cerrar documentos. También puedes
acceder a una lista de los documentos utilizados de forma eciente
y Salir de la aplicación. Las
opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más
adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos,
aunque también pueden mostrar un
cuadro de diálogo que nos pide más información para
realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se
dibuja un pequeño recuadro azul que no
ocupa todo el ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar
como, Opciones y Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se
dibuja un recuadro azul que ocupa todo el
ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un
azul más intenso, de forma que sepamos
qué información se está mostrando en el panel situado
justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o
Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra
pestaña o pulsar la tecla ESC.
1.6. Crear presentación
A continuación veremos dos formas de crear una nueva
presentación: partiendo de una en blanco
y partiendo de una plantilla.
Crear presentación en blanco.
Crear una presentación es tan sencillo como abrir
PowerPoint. Por defecto se muestra una
presentación en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo
también podemos crearla de
forma explícita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con
otra. Para ello haremos clic
en Archivo > Nuevo. Seleccionamos la opción
Presentación en blanco y pulsamos el botón Crear de
la derecha.
En las imágenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo
con las opciones descritas y el resultado
final, es decir, la presentación en blanco.
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las
nuevas presentaciones dispondrás de dos
cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A
partir de ahí tendremos que añadir contenido
o diapositivas nuevas y todo lo demás.
Crear presentación a partir de una plantilla.
Las plantillas son muy útiles porque generan una
presentación base a partir de la cual es mucho
más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.
Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los
que acabamos de ver. Hacemos clic
en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos la
opción Plantillas de ejemplo. Aparecerá un
listado de plantillas, simplemente seleccionamos la más
apropiada y pulsamos Crear.
Observa que en la parte de la derecha aparece una vista
previa de la plantilla seleccionada, que se
corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la
"portada".
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos
clásico y este es el resultado:
Se trata de una presentación con 7 diapositivas, como
puedes observar en el área de esquema de
la izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos
distintos, pero siempre guardando un estilo y
una temática común.
Y esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual
que en el caso de la presentación en
blanco, posteriormente podremos ir añadiendo elementos y
diapositivas.
El uso de las plantillas es muy práctico, sin embargo hay
que tener en cuenta que las que vienen
como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para
conseguir más deberemos descargarlas
desde la página Office.com, donde podremos encontrar
muchas y diversas plantillas gratuitas. Si
dispones de conexión a internet puedes hacerlo
directamente desde PowerPoint.
Unidad 2. Las vistas (I)
2.1. Cambiar de vista
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una
presentación es importante saber cómo
manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece
PowerPoint.
El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya
que nos va a permitir tener tanto una
visión particular de cada una de las diapositivas como una
visión global de todas ellas, así como
reproducir la presentación para ver el resultado al final.
Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas
distintas.
Desde los accesos directos de la zona inferior de la
ventana.
Donde encontraremos las cuatro vistas principales (Normal,
Clasificador, Vista
lectura y Presentación) que nos permitirán modificar el
diseño, echar un vistazo general a todas
ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la
presentación tal y como se verá cuando la
proyectemos en nuestra exposición. Durante el tema iremos
viéndolas con detalle.
Desde las opciones de la cinta.
Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista.
Aquí encontramos algunas vistas más además
de las que ya aparecían en la barra inferior, como la
Página de notas o las Vistas patrón.
La única vista que no se encuentra aquí es la de
Presentación. Puesto que se trata de una vista
muy importante, porque nos permite ver el resultado final
tal cuál lo verá nuestro público, posee
una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En
ella encontraremos distintas formas de
ejecutarla.
A continuación veremos estas vistas con más detalle.
2.2. Vista Normal
La vista normal es la que se utiliza para trabajar
habitualmente. Con ella podemos ver, diseñar
y modificar la diapositiva que seleccionamos. La iniciamos
desde Vista > Normal o bien desde la
barra inferior pulsando el botón .
Puesto que se trata de la vista que se muestra
inicialmente al iniciar PowerPoint, ya la hemos
comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la
repasaremos brevemente.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de
esquema en el cual podemos seleccionar la
diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha
aparece la diapositiva en grande para
poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el
área de notas en el cual se introducen
aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Esta es la vista que más utilizarás ya que desde ella
modificaremos la presentación. Es la vista de
trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar
texto en las diapositivas, cambiar su color
y diseño, etc.
2.3. Vista Clasificador de diapositivas
La vista clasificador muestra las diapositivas en
miniatura y ordenadas por el orden de aparición.
Dicho orden se representa con un pequeño número situado en
la esquina inferior izquierda de
cada una de las diapositivas. También pueden aparecer
clasificadas en secciones, si así lo hemos
establecido.
Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos una visión
más global de la presentación. Nos permite
localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil
para mover, copiar o eliminar las
diapositivas. En definitiva, para organizarlas.
Se inicia también desde Vista > Vistas de presentación
> Clasificador de diapositivas. También
dispones de un botón en la barra inferior que presenta el
siguiente aspecto .
2.4. Zoom
El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar
o alejar las diapositivas en algunas
vistas, como Normal y Clasificador de diapositivas.
Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la
diapositiva sobre la que queramos que se
aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la
diapositiva seleccionada en el área de
esquema que en el área de trabajo. Dependiendo de cuál
seleccionemos, el zoom se aplicará sobre
ésta zona.
Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una
diapositiva en el área de trabajo.
Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo
tamaño, al igual que la propia ventana. Lo
único que cambia es la diapositiva seleccionada en el área
de trabajo.
Encontrarás la herramienta Zoom en la ficha Vista. Al
hacer clic sobre ella, se desplegará una
ventana donde podrás escoger el porcentaje de zoom deseado
de entre las opciones, o bien
escribir uno personalizado.
También se puede aplicar el zoom a través de la barra de
estado con el
control , desplazando el marcador o pulsando los botones -
y +.
Una opción muy útil es la de ajustar el tamaño de la
diapositiva al tamaño de la ventana. Es
decir, que la diapositiva se verá más pequeña si la
ventana de PowerPoint se encuentra
restaurada, y más grande si se maximiza. Eso sí, siempre
se verá completa.
Para ajustarla, hacemos clic en el botón Ajustar a la
ventana de la ficha Vista o bien pulsamos el
botón de la barra inferior.
Unidad 4. Manejar objetos (I)
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en
una diapositiva, como gráficos,
imágenes, textos, vídeos o sonidos.
Estos objetos tienen sus propias características y
propiedades que más adelante analizaremos con
más detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las
acciones básicas que ya hemos visto
aplicadas a las diapositivas, es decir: seleccionar,
mover, copiar y eliminar. También veremos
algunas acciones más específicas de los objetos como
alinear, voltear u ordenar.
Al igual que en la unidad anterior recomendábamos utilizar
la vista Clasificador de diapositivas,
por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en
esta unidad trabajaremos siempre con
la vista Normal. Es sólo en esta vista donde podremos
trabajar con los objetos de una diapositiva.
4.1. Reglas, cuadrícula y guías
Antes de nada es conveniente aprender a utilizar las
reglas y guías, puesto que nos ayudarán a
situar y alinear los distintos objetos en la diapositiva.
Se muestran y ocultan desde la ficha Vista,
grupo Mostrar, activando y desactivando sus
correspondientes casillas de verificación. En la
imagen siguiente están todas activas.
Recuerda que sólo se pueden mostrar en la vista Normal.
Esto significa que, si te encuentras en
otra vista, las opciones aparecerán inactivas.
Tampoco debes olvidar que estas marcas no se imprimen ni
se muestran en la presentación final,
sino que se dibujan simplemente en el área de trabajo como
elementos de apoyo.
Reglas
Al activar las reglas se mostrarán dos: una vertical a la
izquierda y otra horizontal en la zona
superior. Nos permiten conocer la posición de cualquier
objeto, ya que al situar el cursor sobre la
diapositiva, una pequeña línea discontínua marca su
posición en ambas reglas.
En la imagen hemos situado el cursor donde empieza el
título de nuestra presentación. De ese
modo vemos las líneas en la regla que nos dan las
coordenadas del mismo.
Los valores de la regla siempre van del 12 al 12, situando
el 0 en el punto central. Ten en cuenta
que la precisión de los valores de la regla dependerá del
espacio de la ventana de PowerPoint. Si
se encuentra maximizada, se mostrarán más valores, si en
cambio ocupa un pequeño espacio se
verán las mediciones más espaciadas, como se aprecia en la
imagen.
Cuadrícula
La cuadrícula está formada por líneas que dividen la
diapositiva en secciones, creando pequeños
cuadrados que facilitan la alineación de los objetos en la
diapositiva.
Desde el botón Configuración de cuadrícula que se
encuentra también en Vista > Mostrar,
podremos configurarla para establecer su tamaño y
comportamiento. Para ver cómo hacerlo visita
el siguiente avanzado.
Guías
Las guías no son más que unas líneas discontinuas que
dividen la diapositiva en cuatro secciones
iguales. De esta forma podemos conocer el centro de la
diapositiva y repartir la información
mejor.
4.2. Insertar objetos
Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente
dichos. El primer paso es saber cómo
incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo,
fundamentalmente, de dos formas:
Aprovechar el diseño de la diapositiva
Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño
de entre los existentes. En muchos
casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que
se muestra en el recuadro inferior de la
imagen siguiente.
Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que
se pueden incluir. Al situar el cursor
sobre ellas aparecerá un pequeño globo informativo que nos
ayudará a identificarlos. Lo único que
necesitamos saber es que cada imagen es un botón que
inserta el tipo de objeto que representa:
tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes
prediseñadas y clips multimedia. En función del
tipo de objeto seleccionado se ejecutará una acción u otra
que nos permitirá especificar las
dimensiones de la tabla o qué imagen agregar, por ejemplo.
Insertar objetos de forma independiente
Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en
la diapositiva? ¿Dos, tres, diez? Para
eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.
Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten
agregar los distintos tipos de objetos.
4.3. Tipos de objetos
Los principales elementos que podemos incluir en una
diapositiva son:
Tablas: Lo más importante al definir una tabla es
establecer el número de filas y el número de
columnas.
Gráficos: Permiten una representación visual de datos
numéricos en gráficos de barras, de
líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se
extraerán de una hoja de Excel.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear oganigramas de
una forma muy intuitiva. Tan sólo
hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel
de texto que contendrá sus elementos
jerarquizados.
Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté
almacenado en nuestro ordenador.
Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías
de la galería de recursos de
Microsoft.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de
sonido que esté almacenado en
nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como líneas,
flechas y figuras geométricas.
Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o
escrito directamente en la caja de
texto.
Unidad 5. Trabajar con gráficos (I)
Los gráficos se utilizan a menudo en las presentaciones
porque condensan gran cantidad de
información y la muestran de forma muy visual. PowerPoint
utiliza Excel para la creación de
gráficos, por lo que en esta unidad introduciremos los
conceptos básicos para su utilización en las
presentaciones.
11.1. Crear y eliminar gráficos
Para insertar un gráfico en una diapositiva únicamente
tienes que pulsar en el botón Gráfico de la
pestaña Insertar.
Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de
gráfico que quieres mostrar. Selecciona
uno y pulsa Aceptar.
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico
que más se adapte a tus necesidades.
Inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en
la zona de la derecha de la ventana
que están relacionados con el tipo genérico que has
elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te
aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad
busca gráficos que permitan representar y captar la
información fácilmente.
PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te
mostrará la hoja Excel con los datos de
ejemplo que se han utilizado para crear el gráfico.
Cualquier modificación en los datos deberá
realizarse desde la hoja Excel. El gráfico se actualizará
automáticamente en la presentación.
La forma en que se pasa de una tabla de datos a un gráfico
es la siguiente:
La primera fila de la tabla se representa con la leyenda
(Serie 1, Serie 2...).
La primera columna contendrá los distintos elementos
representados (Categoría 1, Categoría 2...),
que se mostrarán sobre el eje X (horizontal) en el
gráfico.
Y los valores que toman los datos de la tabla serán
representados en el eje Y (vertical).
Eliminar un gráfico es tan sencillo como hacer clic sobre
él y pulsar la tecla SUPR.
Unidad 6. Elementos multimedia (I)
Incluir elementos multimedia como sonidos y películas en
nuestra presentación enriquecerá el
contenido y haremos más amena la exposición.
Podemos utilizar material propio que esté almacenado en
nuestro equipo, o bien el material que
pone a disposición Microsoft Office en su galería
multimedia. En el caso del audio es posible,
incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde
PowerPoint para utilizar ese recurso en la
diapositiva.
14.1. Insertar sonidos
Para insertar un sonido en una presentación muestra la
ficha Insertar y en el
grupo Multimedia despliega el menú Sonido. Las distintas
opciones te permitirán escoger el origen
del sonido que deseas insertar.
Audio de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger
el archivo de audio del disco duro.
Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts,
aiff, au, mp3 y mp4.
Audio de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la
galería multimedia que ya vimos en
la unidad de imágenes. La única diferencia será que en el
desplegable Los resultados deben
ser estará seleccionado únicamente el tipo de archivos
Audio. Es decir, que sólo se mostrarán los
audios de la galería. Como siempre, se incluirá en la
diapositiva activa al hacer clic en cualquiera
de ellos.
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows,
que es realmente muy simple. Lo
único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y
empezará a grabarse cualquier
sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la
grabación, pulsamos el botón Parar . Y si
queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón de
Reproducción . El sonido se incluirá
en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro
de diálogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido,
el resultado siempre será el mismo.
Aparecerá una imagen de un pequeño altavoz en la
diapositiva.
Si la imagen está seleccionada en la vista Normal, se visualizará
su reproductor y podrás probar el
sonido. También se puede Reproducir desde la cinta.
En cambio, durante la vista de Presentación, de cara al
público, el reproductor se mostrará al pasar
el cursor sobre el icono.
14.2. Reproducción del sonido
Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una
diapositiva en concreto y se reproduce al
hacer clic sobre su icono. Pero eso no tiene porque ser
así.
Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido
en la diapositiva aparecerán
las Herramientas de audio. En la fichaReproducción
podremos escoger el Volumen de
reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la
presentación.
Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la
diapositiva.
Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al
pulsar sobre su icono.
Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por
ejemplo, incluir una canción que vaya
reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de
fondo.
En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma
automática o a lo largo de toda la
presentación, suele ser aconsejable activar la opción
Ocultar durante la presentación. Así no se
mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es
útil activar la opción Repetir la
reproducción hasta su interrupción, así no nos tendremos
que preocupar si la canción termina
antes de que pasen las diapositivas.
14.3. Cambiar el icono de reproducción
Como hemos dicho, por defecto al insertar un sonido se
incluye un dibujo de un altavoz que lo
representa. Pero es posible cambiar la imagen para que sea
una fotografía o un logotipo el que
inicie el sonido.
Al hacer clic en el icono, en las Herramientas de audio se
muestra la ficha Formato.
En ella se encuentran las opciones habituales de formato
de imagen: estilos, recortes, tamaño,
organización, correcciones, etc. Podemos tratar el icono
como cualquier otra imagen. Y, si lo que
deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta
Cambiar imagen y seleccionaremos otra.
14.4. Marcadores en audio
Es muy sencillo entender cómo funciona un marcador si
pensamos por ejemplo en los marcadores
de los libros. Nos permiten marcar en qué punto empieza
una determinada parte y así poder ir
directamente a ella durante la reproducción. Nunca está de
más tener preparados algunos
marcadores, así, si disponemos de tiempo, podemos mostrar
la reproducción al completo, pero si
vamos un poco ajustados podremos pasar directamente a lo
que nos interesa destacar.
Encontramos estas herramientas en la ficha Reproducción,
grupo Marcadores.
El funcionamiento de los marcadores va ligado al
reproductor que se previsualiza en la
vista Normal de la diapositiva.
Este es el reproductor en estado inicial:
Si pulsamos el botón de la izquierda de reproducción,
escucharemos el sonido o canción. En el
momento en que queramos insertar un marcador, pulsamos el
mismo botón para pausarlo y a
continuación hacemos clic en Agregar marcador.
La marca se representará con una pequeña bola amarilla.
Esto es así porque está seleccionada,
pero si seguimos con la reproducción dejará de estarlo y
se verá de color blanco.
Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre él. En
el momento en que esté seleccionado
podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.
14.6. Insertar y reproducir vídeos
Insertar vídeos en la presentación es muy similar a
insertar sonidos. En la ficha Insertar y en el
grupo Multimedia despliega el menúVídeo. Las distintas
opciones te permitirán escoger el origen
del sonido que deseas insertar.
Vídeo de archivo... abre un cuadro de diálogo para escoger
el archivo del disco duro. Permite
varios formatos distintos: asf, avi, mpeg, mpeg-2,
quicktime movie, wmv y mp4. También permite
la inclusión de películas flash.
Vídeo de imágenes prediseñadas... mostrará el panel de la
galería multimedia con los recursos
de tipo vídeo. Esta opción es bastante pobre, porque no
suele haber contenido de este tipo en
Office, sino que suelen ser imágenes animadas simples. Por
lo tanto no es especialmente
interesante.
Vídeo desde sitio web... en cambio es una opción realmente
interesante, porque nos permite
incluir vídeos de otras fuentes o material que tengamos
publicado en internet. Por ejemplo,
material de Metacafe o de Youtube. Lo incluiremos en la
presentación tal y como lo incluiríamos
en nuestra web, buscando la opción de la página que
proporciona el código para insertarlo en un
blog o similar y copiando dicho código en el cuadro que
muestra esta opción. Si quieres verlo con
detalle, visita el siguiente avanzado que contiene un
ejemplo de esta acción en Youtube.
El vídeo se agrega a la diapositiva normalmente mostrando
un recuadro negro.
Si quieres que se muestre una previsualización en la vista
Normal, tal y como se vería de
visualizarla en la vista Presentación, deberás hacer clic
sobre ella y una vez seleccionada
pulsar Reproducir en cualquiera de las fichas que
contienen las Herramientas de vídeo.
Por lo demás, las herramientas de vídeo son casi idénticas
a las del audio. Ha tener en cuenta que,
obviamente, si el vídeo proviene de internet no se podrá
editar ni trabajar con él, porque su
volumen y contenido está definido en el portal donde se
aloja. Por lo tanto dispondremos de las
herramientas de reproducción básicas.
En la ficha Reproducción destacaremos una aplicación que
puede resultarnos útil. Si hemos
establecido que se inicieAutomáticamente puede ser
interesante activar la opción Ocultar con
reproducción detenida. Así, una vez haya finalizado, el
vídeo desaparecerá a ojos de la audiencia.
Unidad 15. Animaciones y transiciones (I)
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos
que forman parte de ellas e incluso
al texto haciéndolas así más profesionales o más
divertidas, además de conseguir llamar la
atención de las personas que la están viendo.
15.1. Animar textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer
es seleccionarlo. A continuación ir a la
ficha Animaciones, grupoAnimación y seleccionar cualquiera
de los que se muestran.
En función de la animación escogida se activará el botón
Opciones de efectos, que nos permitirá
personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por
ejemplo, si escogemos una animación de
desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué
dirección se desplazará. Si escogemos
una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué
color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva
un pequeño número junto al objeto.
Los números se van asignado correlativamente a los objetos
animados de la diapositiva. Además,
percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo
para aquel objeto que esté
seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones
para alterar algún efecto, sabremos
siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de intervalos podremos definir si la
animación se iniciará con un clic, si se iniciará a
la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos
establecer la duración del efecto. El
resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por
defecto, el efecto se muestra en la
vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa
desde la cinta.
Quitar una animación.
Para quitar una animación, seleccionamos el número que la
reprensenta en la diapositiva y
pulsamos la tecla SUPR.
Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones verás que
se representan con una estrella que dibuja
más o menos el efecto que produce. Esta estrella se
aprecia en tres colores distintos:
Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que
se suelen aplicar para mostrar o iniciar el
objeto.
Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las
que se centran en enfatizar el objeto,
hacerlo destacar sobre el resto.
Rojo para las animaciones de salida. Éstas dan un efecto
al objeto para dar la impresión de que se
va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de
trabajar con él.
Por último encontramos las trayectorias de animación, que
no se representan por una estrella,
sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el
objeto. El punto verde muestra dónde
empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.
Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el
botón Más , sin embargo aún se
pueden mostrar más haciendo clic en sus correspondientes
opciones en el menú.
Animación avanzada.
Sin embargo sólo es posible aplicar una animación a cada
objeto desde este grupo. Si deseamos
incorporar más animaciones, por ejemplo una de entrada y
una de salida, deberemos hacerlo
desde la opción Agregar animación del grupo Animación
avanzada.
En este grupo también podemos Copiar animación para
reproducir exactamente la misma sobre
otro objeto, o utilizar el menúDesencadenar, que permite
escoger qué acción inicia la animación.
Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un
objeto sólo si se hace clic previamente
en otro.
15.2. Panel de animación
El Panel de animación se activa desde el grupo Animación
avanzada y muestra un listado de todas
las animaciones de la diapositiva. Así, vemos más
claramente el orden y los efectos aplicados, así
como la forma en que se inician.
Gráficamente apreciamos:
El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
El tipo de animación, mostrando su icono representativo en
forma de estrella.
El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título,
subtítulo, contenido...)
Su duración y forma de inicio, que se aprecia con los
rectángulos finales. Si se inician a la vez, o si
se inicia uno a continuación del otro se apreciará en la
forma en que se dibujan.
Al seleccionar una animación en el panel observaremos que
dispone de un menú desplegable con
una serie de opciones, que nos permiten:
Modificar la forma en que se inicia.
Eliminar la animación con el botón Quitar.
Modificar las opciones del efecto aplicado.
O cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a
realizar desde la cinta. Tu tarea es
escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.
15.3. Orden de las animaciones
El orden en que se muestran los objetos y textos que se
han animado viene definido por el orden
de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con
sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual
es que se ejecuten en el orden en que
los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será
lo que deseemos. Podemos cambiar el
orden seleccionando su pequeño número representativo y
pulsando los botones Mover
antes y Mover después.
Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de
animación. Así, viendo el listado de todas
las animaciones, podemos utilizar los botones para
modificar su orden de
aparición.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para
cada objeto animado, sino para cada
momento, y este viene determinado por la forma en que se
inician las animaciones. Es decir, si se
inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la
anterior.
Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos
tres objetos, cada uno con una
animación que establece cuándo aparecerán en la
diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en
el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por
lo tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como
en la diapositiva.
En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se
inicie Con la anterior, dejará de tener el
orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el
mismo número que la que haya justo antes
que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en
segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior
la numeración será igual que en el caso
anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará
el objeto que representa su ejecución (en
este caso un triángulo) justo después de que finalice el
anterior.
15.4. Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo
va a producirse el paso de una
diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos
visuales más estéticos.
